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藍光報銷系統上線新功能 發票自動“驗真查重“提效率

2019年06月25日  來源:藍光BRC

2019年5月1日,藍光發展報銷影像系統發票自動驗真查重功能正式上線,不僅大量減少了人工操作,而且降低了重復打印報銷、多頭報銷的風險,給報銷帶來了極大的便利。


發票報銷存在的四個問題


過去,許多員工向財務管理部反應了報銷時存在的一些與發票有關的問題,主要反應在以下四個方面:

1、根據國家稅收政策和公司現行規定以及財務稅收管理需要,需對“增值稅專用發票、增值稅普通發票、增值稅電子普通發票、機動車銷售統一發票、增值稅普通發票(卷票,通用機打發票,工程成本10萬元以上/張、其他1萬元以上/張)”進行驗真查重。發票自動驗真查重功能上線前,報銷人員需登錄國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺或者各省稅務局發票查詢平臺對發票進行發查驗,并將查驗結果截圖上傳至報銷影像系統。然而,部分員工不知道在哪里進行發票驗真。

2、自2016年1月1日增值稅電子發票全國推廣以來,開票量較大的行業如電商、電信、快遞、公用事業等行業的電子發票已經普及,公司或者員工在購買服務后,收到增值稅電子普通發票進行報銷的頻率也越來越高。雖然電子發票具有無紙化、能耗低、查詢方便、易保存等諸多優點,但是接收電子發票的企業還存在重復打印報銷、多頭報銷的風險。

3、根據公司財務核算及稅務風險管控的要求,在填寫報銷申請單時,需要填寫發票明細中的發票類型、稅率、價稅合計等信息,且大多數與業務大小類部分信息重復,增值稅專用發票還必須要按份填寫發票代碼、發票號碼的信息,使得人工錄入操作過多。

4、報銷流程通過領導審批后,需要將增值稅電子普通發票打印出來傳遞至本地財務,本地財務需核對紙質發票、上傳的影像資料以及發票明細是否一致,若不一致則會被退回修改信息。


新功能上線的四大便利


這些問題的出現,給報銷帶來諸多不便,亟待解決。為此,財務管理部和信息中心利用共享影像系統和稅務管理系統提供發票自動驗真查重功能,給報銷帶來了極大的便利。

1、取消發票人工網上驗真并上傳截圖

發票自動驗真功能上線后,電子發票、專用發票、增值稅普通發票可以自動識別后驗真;大額卷式(機打)發票可以一站式人工查驗,不再提供稅局網站查驗截圖。

2、避免發票重復報銷

發票自動查重功能上線后,經報銷過的增值稅電子普通發票會存儲在系統后臺,若再次報銷,系統會提示,該報銷就不能通過。因此從根本上避免和杜絕發票的重復報銷。

3、發票明細自動生成

對于驗真查重成功的發票,系統根據識別到的發票信息自動填寫發票明細的所有信息,報銷人員只需根據票面信息核對修正即可,有效減少人工錄入操作。

4、取消電子發票打印

發票自動驗真查重后,系統會自動填寫發票明細,從根本上解決了上傳影像資料與發票明細填寫不一致的情況。因此報銷人員向本地財務提交報銷資料時,所有電子發票不再逐份打印成紙質發票,由報銷面單上的發票明細清單代替。使得報銷流程進一步簡化,也逐步實現無紙化操作以節約成本。

發票自動驗真查重上線后,收到了公司員工的積極反饋。例如,行政的某位員工向財務管理部反饋,他以前每次ETC電子發票報銷,少的時候三四十多張,多的時候七八十多張,花費四五十多分鐘錄入發票明細是常事,而且很容易出錯。現在發票驗真查重上線后,用PDF格式的電子發票就很方便了,它能自動填寫發票明細,錄入工作幾分鐘就搞定了,工作效率明顯提高了。


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